هناك مجموعة من الشروط التي لا بُد من الالتزام بها أثناء كتابة الخطابات الإدارية بمختلف أنواعها؛ حتى تكون بالفعل رسمية وسيمة، وهي:
- الاعتماد على لغة حوار سهلة وواضحة وبليغة معتمدة على مفردات اللغة السليمة وبعيدة عن المفردات العامية؛ حتى يتمكن مستلم الخطاب من فهم محتواه والمقصود منه بسهولة.
- لا بُد أن تكون كافة المعلومات المُدونة في الخطاب صحيحة وموثقة ومعتمدة لكي يجد المُرسل إليه الفرصة كافية من أجل قبول أو رفض مضمون الرسالة.
- من المهم أن تكون عبارات الرسالة مختصرة وبليغة تصب في الهدف المنشود من إرسالها سواء طلب أو تقديم شكوى أو غيرهم، وأن تكون خالية من أي تفاصيل إضافية غير مُفيدة.
- لا بد من الإشارة إلى تاريخ إرسال الخطاب الإداري واسم المرسل إليه والمضمون وكذلك اسم المُرسل وتوقيعه، وإرفاق أي مستندات مطلوبة إن وُجدت