تأتي خطوات طريقة كتابة تقرير في المرحة الثانية بعد أن يكون الفرد قد فهم طبيعة وخصائص إعداد تقارير العمل أو الدراسة أو غيرهم، أما طريقة كتابة التقرير النموذجي؛ فهي تأتي على النحو الآتي:
- تحديد الأهداف: لا بُدُّ من تحديد الأهداف التي يرنو مُعِدُّ التقرير إلى الوصول إليها عبر إعداد هذا التقرير.
- تحديد موضوع التقرير: حيث إنه لا يستقيم البدء في إعداد تقرير دون تحديد نوعه والموضوع الذي سوف يتناوله بشكل واضح ودقيق.
- جمع المعلومات: يجب الاعتماد على مصادر موثوقة وتجارب عمل وغيرها من المصادر المتعارف عليها من أجل الحصول على قدر جيد من المعلومات والبيانات التي تُفيد فكرة وموضوع التقرير.
- تحديد العناوين: ليس من الصَّحيح أن يتمَّ سرد فِكَرِ التقرير بشكل عشوائي أو في صورة فقرة واحدة؛ وإنَّما لا بُدَّ من البدء بتحديد عناوين رئيسة تتخلَّل كلًّا منها بعضُ النقاط الفرعية من أجل شرح العنوان بشكل واضح وموجز.
- إضافة وسائل إيضاح: حيث يُمكن إرفاق بعض الصور أو غيرها من وسائل الإيضاح المتناسبة مع طريقة إعداد التقرير.
- حفظ المسودة: قبل طباعة التقرير النهائي؛ لا بُدَّ من وضعه في مسودة وعمل معاينة ومراجعة كافة المعلومات والبيانات الَّتي قد تمَّ عرضها به، وإجراء التَّدقيق اللغوي والإملائي له أيضًا.
- تسليم التقرير: بعد الانتهاء من وضع اللمسات الأخيرة على التقرير والتأكُّد من صحة المعلومات وطريقة سردها وإجراء التنسيق المطلوب على شكل التقرير أيضًا، يتمُّ بعد ذلك تسليمه إلى جهة العمل سواء في ملف رقمي أو ورقي.